WORD 2003 - VER EL DOCUMENTO

· VISTAS DEL DOCUMENTO

Para acceder a las distintas vistas del documento que ofrece Word 2003 debe acceder al menú Ver. La vista Normal presenta los textos en su formato completo, pero el diseño de la página se simplifica al máximo para que ocupe toda la superficie de trabajo. Con esto conseguirá que se trabaje con el texto de manera más rápida que con el resto de vistas, dando menos importancia a otros elementos un poco más alejados del propio texto, como los gráficos.

En esta vista no se ven los límites de las páginas, por lo que según se va escribiendo verá los saltos de página como una simple línea discontinua. Tampoco aparecerán los encabezados ni pies de página, así como los dibujos, imágenes ni cuadros de texto que no tengan el ajuste como En línea con el texto.


Otro detalle que diferencia la vista Normal de, por ejemplo, la vista de Diseño de impresión, es que en la primera no aparece la regla vertical del área de documento. Incluso es posible que la primera vez que utilice esta vista no aparezca tampoco la regla horizontal, debido a que no está activada. Para hacer que aparezca en la parte superior del área de documento, deberá ir al menú Ver y elegir la opción Regla.

La vista Diseño Web será útil para trabajar con un documento que formará parte de una página Web, o que guardemos con el formato HTML. Una de las diferencias más importantes de la vista de Diseño Web con la Normal, es que en ésta sí podrá ver los fondos del documento, al igual que los gráficos, que aparecerán de la misma forma que en un navegador Web.

La vista de Diseño de impresión es la que por defecto se utiliza cuando se abre Word 2003 por primera vez. En ella se presentará al documento con un aspecto muy cercano al que tendrá en papel, con sus encabezados y pies de página, sus gráficos, etc.

Esta vista está centrada en la página y en cómo quedará impresa. Por lo tanto, con ella también podrá ajustar los márgenes de cada página, modificar las imágenes y su colocación con respecto al resto del texto, y otros ajustes precisos del resto de elementos del documento. Las páginas se separan unas de otras con un espacio vacío, dando la apariencia de auténticas hojas de papel. Para hacer desaparecer este espacio, sólo tendrá que mover el puntero del ratón encima de uno de esos huecos, y cuando el icono del mismo puntero cambie al de dos flechas opuestas haga clic con el ratón. El hueco se sustituirá por una línea horizontal. Para hacer que aparezca de nuevo ese hueco, repita la operación.

La novedosa vista Diseño de lectura se pensó para la optimización de la lectura del documento, ocultando todas las barras de herramientas, menos Diseño de lectura y Revisión. Como lo que se quiere conseguir es una mejor legibilidad del documento, el tipo de letra se verá de forma automática con la tecnología Microsoft ClearType, que hace que se suavicen los bordes de los caracteres para que parezcan que están escritos sobre un papel. Esta vista será la que aparezca automáticamente cuando se abra un documento de Word como un dato adjunto de un mensaje de correo electrónico. Para evitar esta acción, deberá desactivar la casilla de verificación Permitir el inicio en diseño Lectura de la ficha General del cuadro de diálogo Opciones, disponible en el menú Herramientas.

Las opciones disponibles propias de esta vista están en la barra de herramientas Diseño de lectura:
  • Mostrar el texto con un tamaño mayor, haciendo clic en el botón Aumentar el tamaño del texto.
  • Mostrar más texto en la pantalla, disminuyendo el tamaño del mismo, para lo que tenemos el botón Reducir el tamaño del texto.
  • Mostrar la página tal y como aparecería al imprimirla en papel. Haciendo clic en Página real.
  • Mostrar dos páginas a la vez, con el botón Permitir varias páginas.
  • Volver a la vista anterior, haciendo clic en el botón Cerrar o pulsando la tecla [Esc].
Como lo que se pretende es que se vea al completo cada página en este tipo de vista, para poder leer las letras Word subirá por defecto el tamaño de la letra, por lo que las páginas que se verán contendrán mucho menos texto que las que se imprimirán en papel.

Con la vista Esquema verá la estructura del documento, la organización del mismo como si fuese un esquema. De esta manera sólo podrá ver los títulos del documento, aquellos párrafos con algún estilo de título de algún nivel. La aparición o no de estos títulos, así como de otras opciones, puede controlarla en la barra de herramientas Esquema, que aparecerá al activar esta vista.

Con esta vista puede copiar, mover o reorganizar los textos del documento con sólo arrastrar los títulos que lo componen. Si además de los títulos quiere ver las primeras líneas de cada párrafo (a modo de resumen), deberá pulsar la combinación de teclas [Alt-Mayús-L] o hacer clic sobre el botón Mostrar sólo la primera línea de la barra de herramientas Esquema. Una vez escrito el documento, con esta vista conseguirá repasar la correcta organización de los títulos y apartados del mismo, así como la recolocación de los mismos en otro orden del que ya tenían.

El Mapa del documento es un panel que aparece a la izquierda del área de documento a modo de índice. Aparecerá una lista con los títulos del documento que correspondan con los niveles de esquema (Nivel 1 a Nivel 9) o los títulos (Título 1 a Título 9) predefinidos en Word 2003. Para activar la visualización del panel de Mapa del documento, deberá ir al menú Ver y seleccionar la opción Mapa del documento. Gracias a este mapa puede desplazarse rápidamente por el documento, pues su función es básicamente la de índice del mismo. Al hacer clic sobre alguno de los elementos de la lista del mapa el cursor irá directamente al título asociado. Se comportan como hipervínculos de una página Web. Y no sólo eso, sino que al dar el salto sabrá la posición relativa en el documento, al aparecer resaltado el título en el mapa del documento.

La función Vistas en miniatura también intenta hacer la función de índice del documento. En esta ocasión aparecerá igualmente un panel en la parte de la izquierda de la ventana de la aplicación, pero en su lugar no habrá texto, sino miniaturas de las páginas que componen la vista actual del documento. Lo que significa que si la vista es de Diseño de lectura, las páginas serán distintas a las de Diseño de impresión. Para que se vea este panel sólo tiene que activar la opción Vistas en miniatura del menú Ver.

· BARRAS DE HERRAMIENTAS

Son una fila de botones con iconos (dibujos) y listas con opciones que inician una orden. El motivo de su existencia es tener un acceso rápido a los comandos más habituales, sin tener que buscar por los menús y submenús. Lo normal es que se vean como una barra horizontal pegada a la parte superior, debajo de la de menús. Pero su apariencia puede ser otra:
  • Vertical si se mueve y pega a alguno de los lados de la ventana de Word.
  • Flotante si se "despega" de alguno de los laterales.
Para mover las barras de un sitio a otro deberá hacer clic sobre la hilera de puntos que tienen a su izquierda y sin soltar arrastrar a donde quiera. Si se acerca mucho a un borde de la ventana verá cómo la barra se pegará a ese borde, y si no, se quedará flotando sobre ésta. Si éste es el caso, para volver a moverla lo hará como en una ventana, usando su pequeña barra de título.

Puede darse el caso de que no aparezcan todos los botones y opciones de la barra, y sólo se vean los más utilizados recientemente. Esto suele pasar cuando la resolución de la pantalla es baja y se comparte una fila de barras con al menos dos de ellas. Si quiere ver los elementos que no se ven puede:
  • Hacer clic sobre una especie de flechas que hay a su derecha de color oscuro, y en la ventana que se despliega los encontrará.
  • Hacer que las barras aparezcan en todo lo ancho de la ventana, cada una en su fila. Haciendo clic donde acaba de ver y en la paleta que se despliega haga clic sobre la opción Mostrar los botones en dos filas. Con esto verá cómo ahora caben todos los elementos de cada barra, pero con el inconveniente de que hay menos espacio en el área de trabajo.
  • Mover la barra a otro lugar donde se vean todos sus elementos.
Nada más iniciar Word 2003 por primera vez verá que ya incorpora dos barras de herramientas de entre 20 que trae por defecto, la barra Estándar y la barra Formato. La primera contiene las funciones habituales para manejar archivos, como grabar, abrir y crear uno nuevo, y otras como imprimir, copiar, cortar y pegar, deshacer y rehacer, el zoom y alguna más. La segunda tiene acceso a las órdenes para cambiar colores y tamaños de textos, modificar los párrafos, crear listas, etc. Dentro del menú Ver encontrará el submenú Barras de herramientas. En éste encontrará acceso a las distintas barras de herramientas de las que dispone Word. En este punto sólo podrá activarlas o desactivarlas haciendo clic sobre el nombre de la que desee.

Al hacer clic con el botón derecho sobre la barra de menús o sobre las barras de herramientas, quizás se habrá dado cuenta de que aparece la última opción Personalizar.... Al hacer clic sobre ella verá el mismo cuadro de diálogo que en la opción Herramientas del menú Personalizar.... En la ficha Barras de herramientas, los botones que hay a su derecha son:
  • Nueva..., con el que creará una nueva barra de herramientas personalizada. Para ello se le pedirá el nombre que tendrá, y en qué plantilla estará disponible.
  • Cambiar nombre..., donde se le pedirá que cambie el nombre de la barra seleccionada.
  • Eliminar, con el que eliminará la barra de herramientas que está seleccionada, previa confirmación.
  • Restablecer..., con el que podrá volver a los valores originales de la barra de herramientas seleccionada. Sólo se le preguntará en qué plantilla quiere que se vuelvan atrás los cambios.
Para agregar nuevos botones en las barras de herramientas y más opciones de menú, la ficha Comandos tiene una lista con todos los comandos disponibles en Word 2003. Están organizados por categorías y se pueden añadir a cualquier barra de herramientas.

Los pasos para añadir algún comando a un menú o barra de herramientas son:
  • En la ficha Comandos seleccione la categoría a la que pertenece el comando que está buscando. Al elegir una categoría u otra aparecerán distintos iconos de comandos en la lista Comandos.
  • Una vez encontrado el comando que quiere añadir, deberá primero estar seguro de que tiene a la vista la barra de herramientas (nueva o ya existente) o la barra de menús, según sea el caso. Si es así, sólo tiene que hacer clic sobre el comando y sin soltar el dedo del ratón, arrastrarlo hasta la barra de herramientas o menú que quiera.
  • Según se va arrastrando, el icono del puntero del ratón cambia a una flecha con un signo más, indicando que ahí se puede soltar el comando, o la flecha con una equis, diciendo que en ese lugar no se puede soltar.
  • Sólo queda soltar el dedo del ratón en el lugar que haya elegido, y el nuevo comando se añadirá al menú o barra de herramientas.
  • Si deja el nuevo comando en un lugar que no es justo donde quiere, puede hacer clic en él y arrastrarlo a otro lugar. Lo mismo puede hacer con los comandos ya existentes en las barras y menús.
Esta mismas acciones las puede realizar sin tener que salir del cuadro de diálogo y sin arrastrar. Para ello debe abrir el cuadro de diálogo Reorganizar comandos, haciendo clic en el botón con su mismo nombre.

En la personalización también existen opciones generales, para que se adapten a algunas preferencias de los usuarios. Para ello tiene la ficha Opciones, con dos secciones principales:
  • En la primera sección, Menús y barras personalizadas, están las casillas de verificación para decidir si las dos barras de herramientas por defecto, Estándar y Formato, compartirán una única fila, dejando así más espacio para el área de documento, y si los menús aparecerán siempre completos. Lo normal es que no esté activada esta casilla, pero sí la que depende de ella, donde podemos elegir que se muestren los menús al completo cuando pasen unos segundos. Con el botón Restablecer datos de uso de las barras de menús y herramientas hará que se vuelva a la configuración inicial de los menús y barras de herramientas visibles, como si acabase de instalar Word 2003.
  • En la sección Otras opciones hay casillas de verificación con opciones de lo más variado, como la posibilidad de usar iconos grandes para los iconos de los comandos, que en la lista de fuentes de la barra de herramientas Formato aparezca el nombre de cada fuente aplicada con su tipo de letra, o que se muestren mensajes emergentes en pantalla con información de los comandos, incluso las teclas de método abreviado de cada uno de ellos. La lista desplegable que vemos al final nos permitirá elegir las animaciones de aparición de los menús que deseamos.
· ACTIVAR O DESACTIVAR LAS MARCAS EN LOS DOCUMENTOS

Word 2003 utiliza marcas para mostrar los cambios que se realizan en el texto, como parte de la herramienta Control de cambios que podrá estudiar en el punto 6 de este curso. Mediante la opción Marcas del menú Ver puede desactivar la visualización de las marcas, así como volver a activarla cuando lo crea necesario. El uso de esta opción equivale a abrir la lista desplegable que aparece en el margen izquierdo de la barra de herramientas Revisión y elegir el elemento Final, para ocultar las marcas, o Marcas mostradas finales para volver a mostrarlas.

Que no se vean las marcas a medida que va editando el documento no significa que Word no esté controlando los cambios, la única diferencia, al ocultar las marcas, es que Word no visualiza señal alguna sobre las notas que va tomando relativas a las modificaciones.

· ZOOM Y PANTALLA COMPLETA

La función de Zoom... está localizada en la primera barra de herramientas, que en un principio estará al 185 por ciento. Haremos clic en esa lista desplegable y elegiremos la opción Ancho del texto. Dependiendo de la configuración de nuestra pantalla, se quedará en uno u otro porcentaje. En la resolución de pantalla de 800 por 600 puntos, el zoom se quedará en un 124 por ciento (siempre que no haya barras de herramientas a los lados de la ventana de trabajo). El conjunto de opciones que tiene el Zoom... son:
  • Porcentajes predefinidos: en la lista desplegable hay algunos porcentajes redondeados para elegir rápidamente.
  • Ancho de página: Con este zoom se puede ver por completo el ancho de la página, incluidos sus márgenes. De esta manera se verá dibujado el folio con una pequeña sombra, dándole un efecto muy realista.
  • Ancho del texto: Esta opción acerca la página para que quepa a lo ancho de toda la ventana de documento, pero no se ven sus márgenes.
  • Toda la página: Este zoom hace que se vea la página por completo en la ventana de documento, con lo que nos podemos hacer una idea global de cómo quedará cada página con respecto a la hoja de papel. Con esta visión del documento es difícil trabajar, pues apenas se puede leer nada, a menos que nos interese para seleccionar párrafos muy grandes que no se pueden ver enteros en la pantalla, o que nuestro documento tenga un tamaño de letra enorme para, por ejemplo, hacer carteles.
  • Dos páginas: De la misma manera que en la opción anterior, se puede ver la página actual al completo y además la anterior o la siguiente, dependiendo de dónde nos encontremos. Sólo estará activada una de las dos. Interesante opción para ver los efectos que causan los saltos de página del documento.
  • Un porcentaje aleatorio: La lista desplegable es a la vez un cuadro de texto, en el que podemos escribir cualquier número entre 10 y 500, ambos incluidos.
Si quiere que aparezcan más páginas en pantalla por efecto del zoom, puede seleccionar la opción Zoom... del menú Ver, y en el cuadro de diálogo que aparecerá dispone de la opción Varias páginas y del botón que tiene debajo para elegir con el ratón la organización en matriz de las páginas.

La opción Pantalla completa del menú Ver presentará el documento en un modo especial en el que no se verán las barras de herramientas o cualquier otro elemento, sólo el documento con el que se está trabajando. Para salir de esta opción, simplemente tiene que hacer clic sobre el menú flotante que aparece en pantalla, único elemento ajeno al documento.

3 comentarios:

  1. Gracias por la información. Me ayudó muchísimo

    SOL BEDOYA

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  2. UN CONSEJO:

    NO he podido leer el texto, porque es muy clarito, y teneís un fondo de pantalla ( la imagen de las rayitas de colores ) que hace muy dificil verlo bien.

    Quizad es mejor que deís prioridad al texto que a la imagen .

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  3. Cuando se añade un comando a una barra de herramientas (editor de ecuaciones), ¿cómo se hace para que quede instalado y no desaparezca al cerrar el programa?

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